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Votre personnel est un pilier du succès de votre business. Garder un œil sur ce qu’il fait reste une de vos plus grandes priorités et votre présence dans l’établissement est donc très importante.

Pourtant, grâce à une bonne organisation et à l’évolution de la technologie, il est parfaitement possible de gérer votre staff même si vous êtes à l’autre bout du monde.

Dans cet article, nous allons parler de quelques points très importants à connaître si vous souhaitez bien gérer votre staff à distance… comme à proximité !

Faire confiance à vos employés

Vous avez défini avec eux les objectifs à atteindre, le planning à mettre en place, les recommandations à suivre.

Si vous les habituez à une supervision serrée, ils changeront de comportement lorsque vous n’êtes pas présent pour contrôler leur travail. Par conséquent, si vous souhaitez manager vos employés à distance, cela ne peut fonctionner qu’à partir du moment où un climat de confiance est instauré entre vous, votre subordonné direct et le reste de l’équipe.

D’abord faites confiance au premier responsable pour qu’il suive vos propres directives. Après, faites confiance au reste de l’équipe, pour que chaque employé applique les recommandations du premier responsable et soit apte à fournir les mêmes efforts en votre présence qu’en votre absence.

Permettre à vos employés de prendre des responsabilités

Quand un manager fait confiance à ses employés, ces derniers se sentent systématiquement responsables. Donc, quand vous gérez une équipe à distance, vous devez donner à chacun une part de responsabilité. Définissez clairement ce que vous attendez de chaque personne et les objectifs qu’elle doit atteindre. Vous pouvez même lui poser une question telle que : “de quelle manière vas-tu réaliser cette tâche ?” afin d’éviter les éventuelles incompréhensions qui génèreront des conflits par la suite.

Si vous les responsabilisez, ils sentiront leur importance pour le développement de votre business. Autrement dit, ils se sentiront plus utiles et importants et seront prêts à fournir plus d’efforts et à s’impliquer à 100 %.

Etablir un planning pour les rencontres

Bien que vous soyez loin, voire même très loin de vos collaborateurs, vous devez organiser des réunions périodiques, généralement via  video-conférence, avec les personnes avec qui vous traitez d’habitude.

Ces réunions permettent de s’assurer que chacun des membres de votre équipe est sur la bonne voie pour réaliser son travail. Faire ce genre de “meeting” va également vous aider à maintenir la productivité de votre équipe. Cela reste une bonne façon de souligner à chacun des employés votre implication, bien que vous ne soyez pas présent avec eux.

Utiliser un outil pour superviser le travail de votre équipe

Votre absence vous oblige à laisser vos employés prendre des responsabilités. Malgré tout vous devez être au courant de l’état d’avancement du travail. Pour cela, un outil de gestion du fichier clients vous donnera une vue d’ensemble sur l’état d’avancement de votre business. Le bon outil vous donnera la possibilité de :

  • voir les nouveaux clients que vous venez d’acquérir
  • connaître le développement de votre programme de fidélité
  • voir l’évolution du chiffre d’affaires instantanément
  • suivre les réalisations commerciales de vos vendeurs…

Mettre en place des moyens de communication efficaces

Il existe une multitude d’outils efficaces permettant d’échanger avec vos employés, même à distance et notamment l’appel téléphonique ou l’e-mail quand il s’agit d’une communication interpersonnelle ou d’échange particulier.

Vous pouvez aussi utiliser des outils comme Slack ou Sharepoint quand il s’agit de collaborer de façon personnelle avec chacun des membres de votre équipe. Ces outils de communication d’équipe vous permettent de stocker des données au cas où vous voudriez y revenir par la suite.

Cependant, si vous voulez ajouter un aspect plus vivant à votre discussion en utilisant la vidéoconférence, plusieurs solutions sont envisageables : SkypeZoom, GotoMeeting

Un logiciel de gestion du fichier clients comme HELLO BIZ pour avoir une vision détaillée de votre activité.

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Reste à noter que tous ces outils proposent des versions gratuites qui sont suffisantes pour démarrer. Tout de même, veillez à en choisir 2 maximum pour ne pas vous perdre entre plusieurs logiciels lorsque vous voudrez rechercher une information.

Faire en sorte que la distance ne soit pas une barrière pour être efficace à 100%

Gérer son personnel à distance se révèle être un grand défi pour un responsable. L’absence de contact humain peut affecter cette convivialité dont la création vous a demandé tant de travail. Il est donc nécessaire de ne pas changer d’habitude, même si vous n’êtes pas là :

  • toujours féliciter du travail bien fait
  • accorder des rencontres one-to-one (des entretiens individuels avec chaque employée)
  • valoriser l’esprit d’équipe
  • intervenir au moindre conflit au sein de l’équipe
  • être à l’écoute…

Pour plus d’informations sur le domaine de la motivation, lisez les articles suivants :

16 meilleures techniques pour motiver le staff de votre commerce ou restaurant sans investissement de votre part

10 techniques scientifiquement prouvées pour motiver vos employés

Conclusion

Gérer une équipe à distance n’est pas la plus difficile des tâches si vous considérez les points que nous venons de vous présenter. Ainsi, tout dépend de la relation que vous entretenez avec votre équipe et les moyens que vous utilisez pour la maintenir.

Il faut tout de même définir des signaux d’alarme qui vous indiquent s’il y a quelque chose d’anormal. Avec tout ça, votre business va continuer à se développer, même en votre absence !

Parmi les points qu’un logiciel de gestion du fichier clients vous aide à gérer et améliorer :

  • la productivité de chacun des membres de votre personnel
  • le niveau de satisfaction de vos clients
  • l’évolution instantanée de votre chiffre d’affaires

Si vous voulez mettre en pratique ce que vous avez appris dans cet article, HELLO BIZ met à votre disposition UNE VERSION GRATUITE de son logiciel de gestion de fichier clients :

  • spécialement dédié aux restaurateurs et commerçants
  • simple à utiliser
  • totalement sécurisé avec des serveurs en France
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